初めまして。サーバーワークス代表・大石の秘書をしている中澤です。
私は外資系広告代理店で約10年間秘書を担当してきましたが、ご縁があり2020年４月にサーバーワークス初のオフィシャルな秘書として入社しました。コロナ禍での転職はなかなか大変ですね！入社当日は第1回目のコロナの緊急事態宣言が発令された前日だったという事もあり、入社当日から完全テレワークとなりました。
一般的に秘書業務というと、担当する上司としっかり信頼関係を築いていても「対面でなくてはできない」二人三脚なイメージがありますよね。上司によっては、上司の出社前にオフィスへ出社し、帰宅は上司がオフィスを出てからというトラディショナルなスタイルを強いられる事もあります。私も入社当初はこういった固定観念を持っていましたし、今の上司とほぼ「初めまして」の状態でどう連携を取っていくかが不安でしたが、入社間もなくサクッ！と払拭することができました！
この1年で出社回数は20回弱、上司と対面でお会いした回数も10数回といった状況で、「クラウドで、世界を、もっと、はたらきやすく」というビジョンを掲げるサーバーワークスならではのリモート秘書業務についてご紹介したいと思います。
ルーティンって大事！
サーバーワークスでは2011年からテレワークを実施してきたという経験やノウハウがあったので、インフラ的にはとてもスムーズにテレワークを開始することができました。しかし長期化が予想されたテレワーク生活のなかで「モチベーションの維持」がカギとなります。その対策として、なかなか功を奏しているのがルーティンです。
私の毎週月曜日AMのタイムテーブル
①10:15-10:30 全社で実施している朝会
②10:50-11:00 社長キャッチアップの準備ミーティング
③11:00-11:30 社長キャッチアップ
※もちろん全てWeb開催です
サーバーワークスでは①毎週月曜日の朝10:15から「朝会」という全社ミーティングを実施しています。全社テレワークとなってからはオンラインで実施していますが、参加者数はなんと毎回150名以上！社長の発表を毎週聞くことができる全社ミーティングというのはなかなかなものだと思います。
※朝会の魅力については↓↓ こちらのブログをご覧ください
sabawaku.serverworks.co.jp
朝会での社長のプレゼンでは、先週のアップデートや今週の活動やその方向性、社長が感じた事などを発表されるので、その内容をチェックした上で②10:50に秘書チームでミーティングをします。ここでは、11:00開始の社長ミーティングのためクイックに要点整理。時間が余ったら雑談タイムなのでサクッ！と終わらせますw
スイッチON！社長との定例ミーティング
そしていよいよ！③11時からの社長との週次ミーティング！ 直近1-3週間のスケジュールを社長と一緒に確認します。ここでミーティングの詳細や依頼の経緯などをお伝えしつつ、参加の意向を確認します。また、期日の迫っているタスクのリマインドや、返信待ちだった案件もこのタイミングで合わせて確認します。
やはり社長は言霊というかパワーがありますね。月曜日の朝のこの定例ミーティングを実施する事により、週末マインドだった頭をとても効果的にお仕事モードへ切り替える事ができます。今週のタスクも整理・明確化され、フレッシュな気分で新しい1週間の始まりです！
テレワークだからこそ重要な雑談
実はこの週次の社長ミーティング、毎週のスイッチを入れるだけではない、とてつもない効果を発揮しています！（主に社長の）意図してこのミーティングの半分以上は雑談タイムにあてています。そこで相手の今困っている事や、気分や精神衛生面などをくみ取る事ができます。テレワークで陥りやすいといわれるコミュニケーションの質の低下を補うためにも、雑談の機会を計画的につくることにより、相互理解を深める場としています。
ちなみに先日の雑談トピックは、お花見もコロナで自粛のため、「各自で撮影した桜の写真を共有しマウントを取りあう愛であう」です（もちろん社長発案ですｗｗ）
FRIDAY！：週の締めくくりのルーティン
毎週金曜日の終業時には社長が秘書チームへ労いの「お疲れさま」メッセージを送ってくださいます。どんな案件で時間を取られ負担が大きかったか、どの案件が成果をあげ今後忙しくなるかなども把握でき、次回同様の案件が発生した際の参考にもなります。今週もなんとか（平和に？）終わったという事も知る事ができ、社長の生存確認もして、また自分のスイッチをOFFにでき、気持ちよく週末を迎えることができます。
【番外編】Web会議で活躍する必須アイテム
テレワーク＝Web会議がコミュニケーションの軸となりますが、対面のコミュニケーションほどのリアルなクオリティを求めるのはやはり難しいですよね。そこで重要なアイテムというとカメラやマイク、ヘッドセットです。社長はWeb会議について「第一に音声、第二に映像が大切」といつも言われていて自宅の装備は万全！女優ライトのようなリングライトもお持ちですｗ 私はというと、会社推奨のJabraのヘッドセットを利用しています。音質の向上のみでなく、会議中のタイピング音なども入らないので、Web会議であるあるの雑音によるストレスを軽減できコミュニケーションの質を上げることができます。
さて、前置きが長すぎましたが、サーバーワークスならではのリモート秘書業務の詳細は次回のVol. 2で詳細を深掘りしていきたいと思います！
なかざわれいこ (執筆記事の一覧)
経営管理部 総務課 社長秘書 兼 広報みならい
サーバーワークス初の秘書として、コロナ禍まっただ中の2020年に入社。Innovativeで「サバワ的な秘書業務」を探究中。
