ファシリテーションとは？テクニックより先に知っておくべき会議設計の基本 - サバワク

本記事は、「ファシリテーションって何をすればいいのか」と悩むジュニア層の方に向けて、伝えたい内容を記載しようと思います。

はじめに

日々ファシリテーターとして会議に関わる中で、「ファシリテーションって、結局何をすればいいんですか？」という声を後輩からよく聞きます。

ファシリのノウハウやTipsは世の中に溢れていますが、今日はその中から「これだけは絶対に押さえてほしい」という1点に絞ってお伝えします。

以前タスク管理のブログを書いたら「長すぎる！」と後輩に怒られたので、今回は簡潔に......

本記事の要点は以下です。

今週参加した会議の「目的」を、いくつ言えますか？
目的が曖昧なまま始まり、話が発散し、何も決まらずに終わる。そんな会議、心当たりがある方も多いのではないでしょうか。

無駄な会議は、ファシリテーターが作っています。

誤解を恐れず言い切ってしまいました。
では、ファシリテーターは本来何をすべきなのでしょうか。

ファシリテーターの仕事は「議論のプロセスに責任を持つこと」です。
会議で決める中身は参加者全員の責任。何を決めるか、どう決めるか、どんな場を設計するかがファシリテーターの責任です。

よく「ファシリテーション＝会議の司会進行役」と言われます。
しかし、私が考える本質はこうです。

ファシリテーションとは、場を回すことじゃない。会議を設計することだ。

では、いい会議とはどんな会議でしょうか。

一言で言い切るなら、「参加者の知識・経験・知見を持ち寄り、建設的にぶつけ合い、全員が納得できる解を作る場」です。

「情報共有のため」「定例だから」という理由だけで設定された会議は、この定義を満たしていません。目的を言えないまま開いた会議は、すでに失敗しています。

では具体的に、いい会議を実現するための「会議設計」とは何をすることなのでしょうか。

ファシリテーターの仕事は「準備・進行・事後整理」の3つに分けられます。
しかし正直に言うと、9割は準備で終わります。この準備こそが会議設計です。

準備さえ整っていれば、進行中は論点を順番に消化するだけでよく、難しいテクニックは必要ありません。（※テレビのコメンテーターのような高度な進行は別として、一般的なビジネスの会議においては、という話です。）

① 会議のゴールを一文で書くこと、② そのゴールに必要な論点を構造化すること。たったこれだけです。

「〜について話し合う」は手段であって、ゴールではありません。
「この会議を開くことで、何を得るのか」を一文で書いてください。

その際、以下の3点を満たしているか確認しましょう。

達成可能か：その会議の時間・メンバーで実際に達成できるゴールか？

価値があるか：ゴールを達成することが、仕事の期待値や成果に直結しているか？

達成度が判断できるか：会議が終わったとき、ゴールを達成できたかどうかが明確に判断できるか？

この3点を満たしたゴールを「〜を決める」「〜を確定させる」という形で一文に落とし込んでください。それだけで、会議の目的が一気に明確になります。

そのゴールを達成するために「何を問わなければならないか」を洗い出します。
論点を評価する際は、以下の2軸で判断してください。

	答えやすい	答えにくい
答えて意味がある	良き論点	会議目的の裏返し
答えて意味がない	だから何？	的はずれ

目指すのは「良き論点」だけです。論点が整理できたら優先順位と時間を割り当てれば、アジェンダの完成です。
会議当日はこの論点を順番に消化していくだけで大丈夫です。

なお、論点の分解はそれ自体が1つのスキルです。重複や抜け漏れがあると会議は途中で迷走してしまいます。
詳しいテクニックは別途ブログにまとめる予定ですので、まずはこの2軸を意識することから始めてみてください。

ファシリテーションのテクニックは、後から身につければ大丈夫です。
まず今日から、会議を設定する前に必ずこれだけを自問してみてください。

最初はうまくできなくて当然です。それでも、この問いを持つだけで会議への向き合い方が変わります。その小さな一歩が、あなたの周りの無駄な会議を確実に減らしていきます。

ジュニア層のみなさんにとって、会議はまだ「参加するもの」かもしれません。
でも、設計する側に回ったとき、チームへの貢献の仕方がぐっと広がります。

本記事がその第一歩になれば嬉しいです。ぜひ明日からの会議で、試してみてください！